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6 dicas para uma boa gestão de pedidos de compra na empresa

14 de março de 2023
Gestão de Negócios , Logística
pedido de compra

O processo de pedidos de compra é uma das etapas mais relevantes de um negócio e a base para atender as demandas comerciais. Apesar de parecer simples, na prática é abrangente e compreende ações desde a escolha do fornecedor até o PDV.

Nesse sentido, uma gestão eficiente de pedidos de compra é essencial para evitar prejuízos e garantir a disponibilidade de todos os itens. Principalmente no varejo, que na maioria das situações conta com um fluxo de vendas e saídas intenso.

Se deseja entender melhor sobre o assunto, este post é para você! Continue lendo e veja o que é a gestão de pedidos de compra, porque é importante e 6 dicas valiosas para caprichar no processo e garantir a excelência no seu negócio!

O que significa a gestão de pedidos de compra

A gestão de pedidos de compra é uma atividade que organiza e planeja a aquisição de produtos para um negócio. Sendo assim, consiste em um fluxo de trabalho que acontece desde a escolha do fornecedor, negociação, logística, estoque e venda.

Dessa forma, compreende as etapas de identificação da necessidade de compra, aprovação do pedido, negociações, validação e entrega. Um processo gerencial e que exige procedimentos transparentes e total harmonia com o setor financeiro da empresa.

O gerenciamento de pedidos de compra é uma tarefa imprescindível para todo negócio e quando bem executada, proporciona grandes benefícios, por exemplo:

  • reduz possibilidades de fraudes;

  • melhora o relacionamento com o fornecedor;

  • evita gastos e custos desnecessários;

  • ajuda a otimizar os processos logísticos;

  • facilita a prestação de contas;

  • facilita a encontrar melhores condições de compra;

  • maior controle do orçamento;

  • favorece a uma gestão do estoque eficaz;

  • processos bem documentados.

Considerando todos esses fatores, é fácil compreender a importância do gerenciamento de pedidos para todo negócio varejista. Independentemente do porte e segmento, auxilia os gestores a gerar o crescimento e resultados cada vez mais sólidos.

6 dicas para uma boa gestão de pedidos de compra

O sucesso de um negócio está fundamentalmente relacionado com uma gestão interna eficaz, proativa e inovadora. Quando os procedimentos são diretos e claros, até mesmo o trabalho das equipes acontece de forma produtiva e alinhada.

Contexto que também inclui o gerenciamento de pedidos de compra, pois, como citamos no tópico anterior, é relevante para toda empresa. Por essa razão, entender as melhores estratégias para otimizar esse processo é indispensável.

Para ajudar, veja abaixo as principais dicas para elevar a sua gestão de pedidos de compra!

1. Faça um planejamento

Antes de iniciar qualquer ação, você precisa definir um planejamento para direcionar todas as suas estratégias e procedimentos. Mapeie a situação atual, veja os pontos que precisam melhorar e estabeleça com a equipe como será o novo fluxo de trabalho.

2. Realize os alinhamentos necessários

Após definir e aprovar o planejamento, o próximo passo é rever todos os pontos e realizar os alinhamentos, antes de colocar em prática. A gestão deve ocorrer seguindo rigorosamente o que que foi planejado, com todas as etapas transparentes.

Alguns aspectos decisivos nesse processo são:

  • definição dos modelos de gestão;

  • treinamento da equipe;

  • ferramentas utilizadas;

  • definição de responsáveis;

  • formas de controle e monitoramento.

3. Defina os critérios

Os critérios são importantes para direcionar os trabalhos, principalmente da equipe responsável por buscar produtos e fornecedores. Sendo assim, defina os pontos relevantes para escolher suas parcerias, como qualidade, preço, pontualidade, regularidade legal e reputação.

4. Tenha uma lista com os melhores parceiros

Para otimizar o processo de compra, é importante ter os fornecedores como grandes parceiros e preservar um bom relacionamento. Portanto, crie uma lista com as principais empresas e mantenha uma comunicação direta para facilitar as negociações e ter um atendimento pontual.

5. Acompanhe as compras

O monitoramento é indispensável para a gestão e todos os pedidos precisam ser devidamente acompanhados pela equipe. Sendo assim, certifique-se de que os trabalhos estão acontecendo de acordo com o procedimento e livre de desvios.

6. Use um sistema de gestão de compras

O processo de pedido de compra passa por diferentes setores, desde a identificação da necessidade até a formalização do pedido junto ao fornecedor. Com um sistema digital, é possível monitorar todo esse processo com precisão e sem dificuldades.

Por esse motivo, investir em um bom software para a gestão de compras é uma excelente ideia para otimizar as etapas e evitar erros. Além disso, contribui para manter tudo documentado e acessível, o que facilita muito nas auditorias.  

O que é e como fazer uma requisição de compras

A requisição de compra é um documento que registra e solicita a necessidade de aquisição de determinado produto ou serviço junto aos fornecedores. Geralmente, é emitida pelos gestores e levada a direção para análise e possível aprovação.

Sendo assim, tem um papel primordial na gestão de pedidos, pois a partir dela, todo o processo é iniciado. Implementar esse mecanismo é considerado indispensável para controlar e filtrar as compras de acordo com as necessidades e limitações.

Nesse contexto, a requisição de compras pode ser executada tanto por meio manual, em documentos físicos, quanto digital, com o uso de softwares. O primeiro passo para implementar é definir qual será o meio utilizado e assim, orientar toda a equipe.

Na requisição, todas as informações precisam estar claras para o entendimento dos gestores e compradores, como:

  • o tipo de produto ou serviço a ser adquirido;

  • quantidade necessária;

  • justificativa da compra;

  • nível de prioridade;

  • como o item será utilizado.

Para evitar transtornos, toda requisição de compras precisa ser registrada com um número identificador, que será utilizado para o acompanhamento do processo interno. Com ele, será possível verificar a aprovação e solicitar informações do departamento de compras.

Como pode notar, os pedidos de compra devem acontecer de uma maneira ordenada e por procedimentos claros à equipe. Afinal, uma gestão eficaz contribui para atender o orçamento, evitar danos ao planejamento financeiro e leva a diversos benefícios.

Agora que já sabe como fazer uma boa gestão de pedidos de compra, continue acompanhando nossas redes sociais! Curta a página no Facebook e aproveite para ler outros conteúdos e novidades sobre diversos assuntos!

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